Datenschutz-Richtlinie
Soweit wir nach Maßgabe der Art. 37 - 39 DS-GVO/ § 38 BDSGneu einen Datenschutzbeauftragten benannt haben, handelt es sich um
Sebastian Arnz,
sebastian.arnz@curapharm-west.de
Dieser nimmt die ihm aus dieser Richtlinie zugewiesenen Aufgaben bei weisungsfreier Anwendung seiner Fachkunde wahr. Für Meldungen,
Auskünfte etc. gegenüber den Datenschutzaufsichtsbehörden ist der DSB zuständig.
Die Unternehmensabteilungen stellen die hierfür erforderlichen Informationen, Unterlagen etc. zur Verfügung. Gleiches gilt für Anfragen,
Beschwerden oder Auskunftsersuchen. Jeder Mitarbeiter unseres Unternehmens kann sich unmittelbar mit Hinweisen, Anregungen oder
Beschwerden an den DSB wenden, auf Wunsch wird absolute Vertraulichkeit gewahrt.
Sie haben Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen seinen Sitz hat. Für unser Unternehmen ist dies:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Im Anhang zu dieser Richtlinie finden Sie eine Übersicht über die Geschäftspartner mit denen wir in der Regel zusammenarbeiten. An diese findet
eine Datenübermittlung zur Erfüllung unseres Auftrages oder gesetzlicher Verpflichtungen statt.
1. Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die entsprechenden Verantwortlichkeiten beim obengenannten
Unternehmen (und seiner/n Niederlassung/en) auf Basis der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
und Bundesdatenschutzgesetz (BDSGneu). Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung dieser Richtlinie verpflichtet.
Sie richtet sich insbesondere an:
Mitarbeiter, Kunden und Interessenten, Versicherer und Dienstleister.
Hierbei gelten folgende Grundsätze:
Wahrung der Persönlichkeitsrechte
Zweckbindung personenbezogener Daten
Transparenz
Datenvermeidung und Datensparsamkeit
Sachliche Richtigkeit/ Aktualität der Daten
Vertraulichkeit bei der Datenverarbeitung
Sicherheit bei der Datenverarbeitung
Löschung und Einschränkung der Verarbeitung von Daten auf Anforderung
2. Begriffsdefinitionen (Art. 4 DS-GVO)
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person (Betroffener). Beispiele: Name,
Vorname, Geburtstag, Adressdaten, Vertragsdaten, E-Mail-Inhalte. Besondere personenbezogene Daten sind Angaben über rassische, ethnische
Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben, sowie
wirtschaftliche Verhältnisse.
Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere
im Auftrag vornehmen lässt.
3. Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten (Art.5 + 6 DS-GVO)
Das Erheben, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten in unserem Unternehmen geschieht auf Basis des von uns verwendeten
Maklerauftrages und den mitgeltenden Dokumenten (wie z.B. Maklervollmacht, Einwilligung zur Datenverarbeitung, die separat unterzeichnet
werden). Ohne eine konkrete Beauftragung und eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung durch unsere Kunden werden wir nicht tätig (bei
Kindern und Jugendlichen wird die Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten erteilt). Wir dokumentieren unsere Tätigkeit umfänglich über
unser Maklerverwaltungsprogramm und halten konkrete Verfahrensanweisungen für die Ausführung unserer Aufträge vor. Profiling findet in
unserem Unternehmen nicht statt. Die Daten werden ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken verarbeitet.
Die Daten unserer Kunden werden nach Kündigung des Maklervertrages nach den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Bestimmungen zu
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die Fristen können zur Verteidigung von möglichen Rechtsansprüchen entsprechend verlängert
werden. An Stelle der Löschung tritt die Einschränkung der Verarbeitung.
4. Verpflichtung auf Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter werden bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit zur Verschwiegenheit und der Einhaltung der Arbeitsanweisungen sowie dieser Richtlinie
verpflichtet. Die Verpflichtung wird jährlich erneuert und besteht auch nach der Beendigung ihrer Tätigkeit fort.
5. Verarbeitungsübersichten (Art. 30 DS-GVO)
Mittels interner Verfahrensübersichten (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) schaffen wir Transparenz innerhalb des Unternehmens und
überprüfen, ob unsere Verfahren besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen und damit einer Vorabkontrolle/
Datenschutz-Folgeabschätzung unterliegen. Es besteht die Verpflichtung, diese Übersichten vorzuhalten für eine Einsichtnahme durch die
Behörden.
6. Beschaffung von Hard- und Software
Sämtliche für unsere Arbeitsabläufe notwendige Hardware (Rechner, Bildschirme, Tastatur, Maus und Peripheriegeräte wie Scanner oder Drucker)
wird nach internen Richtlinien gesteuert. Die Rechner werden für die Mitarbeiter bereits konfiguriert und mit den entsprechenden Programmen, die
wir im Standard nutzen, ausgestattet. Weitere Software darf nur in Absprache mit der Geschäftsführung installiert werden.
7. Passwortrichtlinien
Um die Zugriffe zu unseren Systemen sicher zu gestalten, ist eine individuelle Authentifizierung notwendig. Für diese wurden interne Regelungen
getroffen, an die sich alle Beteiligten halten müssen.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir ergreifen alle uns möglichen Maßnahmen, die nach dem aktuellen Stand der Technik, sowie organisatorisch dazu geeignet sind, um
Unbefugten keinen Zugriff auf die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu gewähren. Dazu führen wir separate Aufzeichnungen, um
die Anforderungen an die Sicherheit der Datenverarbeitung zu dokumentieren.
Eine Übermittlung in Drittländer ist zum aktuellen Zeitpunkt nicht geplant.
9. Rechte von Betroffenen (Art. 12 -23 DS-GVO)
Der Betroffene kann Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten welcher Herkunft über ihn zu welchem Zweck
gespeichert sind. Falls im Arbeitsverhältnis nach dem jeweils anzuwendenden Arbeitsrecht weitergehende Einsichtsrechte in Unterlagen des
Arbeitgebers (z.B. Personalakte) vorgesehen sind, so bleiben diese unberührt.
Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, muss auch über die Identität des Empfängers oder über die Kategorien von
Empfängern Auskunft gegeben werden.
Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann der Betroffene ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangen.
Der Betroffene kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu Zwecken der Werbung oder der Markt und
Meinungsforschung widersprechen. Für diese Zwecke müssen die Daten für die Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt) werden.
Der Betroffene ist berechtigt, die Löschung seiner Daten zu verlangen, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder
weggefallen ist. Gleiches gilt für den Fall, dass der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist.
Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen müssen beachtet werden.
Der Betroffene hat ein grundsätzliches Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung seiner Daten mit Wirkung auf die Zukunft, das zu
berücksichtigen ist, wenn sein schutzwürdiges Interesse aufgrund einer besonderen persönlichen Situation das Interesse an der Verarbeitung
überwiegt. Dies gilt nicht, wenn eine Rechtsvorschrift zur Durchführung der Verarbeitung verpflichtet.
Der Betroffene hat das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet das Recht, die personenbezogenen Daten in einem strukturierten,
gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Freiheiten und Rechtet anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtig werden.
Der Betroffene hat ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, in deren Bundesland das Unternehmen seinen Sitz hat. Die Kontaktdaten
finden Sie zu Beginn der Beschreibung unserer Datenschutzorganisation.
10. Verfahren bei „Datenpannen“ (Art. 33 DS-GVO)
Jeder Mitarbeiter soll seinem jeweiligen Vorgesetzten, der Geschäftsführung oder dem DSB unverzüglich Fälle von Verstößen gegen diese
Datenschutzrichtlinie oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzvorfälle) melden. Die verantwortliche
Führungskraft ist verpflichtet, den DSB umgehend über Datenschutzvorfälle zu unterrichten.
In Fällen von unrechtmäßiger Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte, unrechtmäßigem Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten,
oder bei Verlust personenbezogener Daten sind die im Unternehmen vorgesehenen Meldungen unverzüglich vorzunehmen, damit nach staatlichem
Recht bestehende Meldepflichten von Datenschutzvorfällen erfüllt werden können.